Il 74% delle imprese segnala un accesso più rapido alle informazioni utilizzando software per la gestione documentale.
Fonte: Fonte: uk.insight.com
Document management
La gestione documentale è oggi una necessità primaria per tutte le aziende, dalle più grandi alle piccole, a causa del progressivo passaggio dagli archivi cartacei a quelli digitali.
Aumenta, in particolare, la necessità di spazio per l'archiviazione, il bisogno di sicurezza e privacy e la possibilità di accedere ai documenti da qualsiasi luogo e device.
Passare alla gestione documentale in cloud è uno dei passaggi della digital transformation, che consiste nell'utilizzo della tecnologia per abilitare il cambiamento della gestione del lavoro e dei suoi processi.
La trasformazione digitale, però, può dirsi completata solamente quando questi strumenti tecnologici vengono utilizzati da tutti all’interno dell’azienda, per questo motivo è fondamentale, una volta deciso di intraprendere la trasformazione, affiancare il processo con un percorso di change management e software adoption.
Digital document management
Archiviazione documentale
La dematerializzazione dei processi permette di ottimizzare la comunicazione e la collaborazione aziendale e può garantire la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti: dalla creazione alla revisione e archiviazione fino alla protocollazione e conservazione a norma.
Con l’archiviazione digitale l'accesso ai file diventa facile da qualsiasi luogo e da tutti i dispositivi ed eventuali modifiche apportate offline vengono caricate automaticamente alla successiva connessione.
Anche la condivisione dei file e la collaborazione sui documenti con altri utenti all'interno o all'esterno dell'organizzazione è facile e immediata, consentendo, ad esempio, di eliminare del tutto scambi di e-mail contenenti innumerevoli revisioni dei documenti.
Tutti i documenti archiviati sono al sicuro da sul cloud e facilmente recuperabili da backup in caso di eliminazioni accidentali o attacchi informatici.
Ottimizzazione dei processi
Il percorso di un documento aziendale può essere lungo e accidentato, con frequenti battute di arresto che rendono il lavoro difficoltoso e poco efficiente. Questo perché il flusso di un documento può richiedere diverse tappe intermedie e coinvolgere molte persone prima di dirsi concluso.
Gli strumenti tecnologici pensati per la gestione documentale sono pensati anche per coordinare, automatizzare ed efficientare il workflow dei documenti, rendendolo fluido e di semplice controllo, permettendo al contempo di collaborare con le persone coinvolte.
Ottimizzare i flussi lavorati permette, quindi, di semplificare e velocizzare lo svolgimento delle attività, di guidare le persone coinvolte in tutte le diverse fasi e di monitorare lo stato di avanzamento.
Classificazione e ricerca documentale
La classificazione dei documenti diventa fondamentale quando si devono gestire grandissime quantità di file, potersi avvalere di metadati, applicabili anche automaticamente, consente di mantenere gli archivi ordinati e, conseguentemente, rende la ricerca semplice e veloce.
I sistemi per la gestione documentale indicizzano tutti i file e offrono un servizio di ricerca che traccia sia il contenuto sia i metadati associati ai file. Una volta indicizzati, i file sono facilmente ricercabili tramite ricerca testuale libera.
Sicurezza
Un archivio digitale garantisce una maggiore sicurezza rispetto a quello cartaceo in quanto è molto più semplice da proteggere e garantisce la riservatezza dei documenti assicurando l’accesso ai file attraverso diversi livelli gerarchici.
Anche la conservazione nel tempo degli archivi è molto più semplice, perché qualsiasi documento digitalizzato e archiviato sul Cloud, non essendo soggetto a deterioramento materiale o rischi esterni, acquisisce una durata potenzialmente eterna.