Cosa si intende per Enterprise Collaboration? E perché può essere un’arma in più per le aziende sulla strada verso la digitalizzazione?

Partiamo da un paio di dati. Secondo la Gartner, Inc. Digital Worker Experience Survey, nel 2021 quasi l'80% dei lavoratori ha utilizzato collaboration tools in ambito aziendale rispetto al 50% circa del 2019.

Parallelamente è cresciuto l’utilizzo di strumenti di instant messaging aziendale che ha toccato quota 80% (rispetto al 74% pre-pandemia).

Numeri che danno un’idea di come lo spazio di lavoro oggi si costituisca di interazioni continue, rapide, spesso da remoto. Il che porta grandi vantaggi ma anche possibili errori operativi e time waste. D’altra parte, al crescere del numero di task, piattaforme utilizzate e componenti del team coinvolti, aumenta anche la necessità di una ottimizzazione delle risorse (incluso il tempo) impiegate.

Basti pensare che, stando ad una ricerca della University of California, il 34% dei dipendenti afferma che disinstallare le piattaforme di chat aziendale contribuirebbe a incrementare la produttività!

Ecco dove entra in gioco un’efficace Enterprise Collaboration, ossia la costruzione di un sistema ibrido che permetta ai professionisti di un’azienda di comunicare, condividere e collaborare dentro e fuori dell’ambiente di lavoro. 

Restando focalizzati sui propri task in un unico ambiente senza dover necessariamente switchare tra decine di app, software e tool diversi.

Ovviamente con l’espressione “Enterprise Collaboration” ci si riferisce non solo all’organizzazione del lavoro ma anche alle soluzioni tecnologiche che rendono possibile tale collaborazione, snellendo i processi e consentendo un lavoro multifase interconnesso.

Le sfide

Troppi strumenti?

Molte aziende hanno il timore (giustificato!) che introdurre nuove, multifunzionali piattaforme di collaborazione possa rivelarsi un’arma a doppio taglio.

In effetti forzare i dipendenti ad adottare strumenti complessi e multichannel - come instant chat, intranet e sistemi di condivisione in cloud - senza fornire un training adeguato può creare più danni che benefici, in primis la massiccia dispersione di materiali e conoscenze.

In questo senso raccogliere preliminarmente un feedback sui tool già adottati individuandone potenzialità e aree di miglioramento potrebbe essere un modo intelligente per coinvolgere i dipendenti nel processo decisionale. 

In fondo sono loro ad utilizzare le piattaforme di Enterprise Collaboration in prima persona!

Scarso incentivo alla collaborazione

In un’organizzazione contemporanea può capitare che  le operazioni svolte da ciascun dipendente siano atomizzate. Di conseguenza risulta talvolta complesso comprendere il quadro generale nel quale si inseriscono i task individuali.

Per questo la condivisione di materiali, informazioni ed idee è essenziale per cementare lo spirito di squadra e favorire una visione ad ampio raggio.

Non da ultimo è fondamentale che i dipendenti siano incoraggiati a condividere competenze e opinioni con colleghi di altri dipartimenti così da sentirsi parte della vision aziendale.

 

Obiettivi poco definiti

Come in altri ambiti del business, la mancanza di obiettivi in tema di Enterprise Collaboration può creare serie difficoltà. 

Il dispendio di risorse nell’adottare strumenti e piattaforme troppo complessi rispetto alla necessità dell’organizzazione e lo spreco di tempo che ne consegue sono l’incubo di ogni manager.

Da qui l'esigenza di introdurre target a breve, medio e lungo termine che consentano di monitorare i progressi e il rendimento dei vari tools correggendo - eventualmente - la rotta.

Enterprise Collaboration: alcuni esempi pratici

Ma in cosa si concretizza l’Enterprise Collaboration a livello pratico?

La risposta ovviamente è abbastanza complessa e contempla un sistema integrato di operazioni e strumenti che vanno modellati sulle specificità di ogni azienda.

Tra gli ambiti di intervento che React ha individuato nella sua esperienza figurano ad esempio: 

• Implementazione di portali web per l’accesso dei dipendenti.
• Integrazione del sito aziendale con servizi CRM e DEM.
• Armonizzazione e aggregazione delle notizie, delle comunicazioni commerciali e di quelle informative​ e loro trasmissione.
• Realizzazione di Intranet aziendali.
• Creazione di piattaforme customizzate per la raccolta e gestione documentale (dai cv alle certificazioni dei dipendenti passando per i timesheet).
• Realizzazione di software per gestione delle risorse umane.
• Estrapolazione dati tramite soluzioni di AI e loro condivisione interna ed esterna all’azienda.

 …e molto altro ancora.

È evidente che, per abbracciare un’effettiva Enterprise Collaboration, affidarsi ai pacchetti “ready to use” che pretendono di dare risposte universali a problemi specifici, è decisamente rischioso. 

E spesso dispendioso.

Le soluzioni mirate

L’expertise maturata da React ha trovato espressione nella nascita di un competence center ad hoc che integra figure professionali di diversa estrazione per fornire analisi e soluzioni a 360 gradi.

In particolare, sfruttando la sua partnership con Microsoft, React ha selezionato i migliori tool offerti dal colosso di Redmond, modellandone e integrandone le funzionalità con una serie di tool innovativi e soluzioni AI realizzate “in house”. Obiettivo? Rispondere più efficacemente alle esigenze del cliente.

In particolare, il focus dell’azienda è su Microsoft 365, una piattaforma cloud che comprende, oltre ai più conosciuti software di produzione contenuti (Outlook, Word, Excel, PowerPoint etc), una serie di altri servizi e applicazioni che insieme concorrono alla realizzazione del cosiddetto “modern workplace”.  

 Tra questi possiamo citare tool come:

• Microsoft Teams - Piattaforma di comunicazione e collaborazione che combina servizi di messaggistica istantanea, teleconferenza, condivisione di contenuti e integrazione delle applicazioni.
• Microsoft SharePoint - Uno spazio sicuro e collaborativo dove i documenti e i file vengono memorizzati, organizzati e condivisi.
• Office 365 - Uno dei pacchetti per la creazione e gestione contenuti più diffusi al mondo come Outlook, il word processor Word, il foglio elettronico Excel, PowerPoint etc.

Se è vero che tali strumenti sono ormai di uso comune, il loro potenziamento e customizzazione permette di raggiungere risultati inimmaginabili. Come? Grazie a soluzioni che integrano programmazione, Intelligenza Artificiale e cloud computing.

Qui entrano infatti in gioco tools avanzati come: 

• Power Automate - Software che consente di creare facilmente, e senza la scrittura di codice, flussi di lavoro automatizzati che mettono in comunicazione applicazioni sia del mondo Microsoft che non attraverso centinaia di connettori disponibili. 
• Power Apps - Suite che permette lo sviluppo rapido di applicazioni low code utilizzabili su più device e nativamente integrate con il mondo Microsoft 365 (outlook,sharepoint,teams ecc)
• Microsoft Dynamics CRM​ - Una piattaforma cloud/on-premise intelligente che raggruppa tutte le tecnologie Microsoft più diffuse e avanzate.
• Microsoft SQL Server - Il sistema di gestione di database relazionali (RDBMS) di Microsoft.
• Microsoft .NET ​- Piattaforma di sviluppo web che mette a disposizione varie funzionalità come il supporto per più linguaggi di programmazione.
• Microsoft Power BI - Piattaforma che fornisce funzionalità di business intelligence, consentendo agli utenti di creare report e dashboard.

Naturalmente l’intero processo viene supportato da una serie di strumenti e software complementari alla galassia Microsoft che si combinano con le soluzioni hi-tech sviluppate ‘in house’ da React. 

In fondo, come dice la stessa espressione, Enterprise Collaboration è prima di tutto collaborazione e integrazione. Di persone. Ma anche di idee e tecnologie.

Per saperne di più, visitate www.reactconsulting.it/cosa-facciamo/soluzioni